Archivia i tuoi documenti a norma di legge

In seguito all’emanazione del Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n.82 (Codice dell’amministrazione digitale) il documento informatico acquista valore probatorio ai fini fiscali e legali: ciò significa che si possono archiviare su supporti ottici tutti i documenti cartacei e, grazie alla firma digitale, decidere anche di eliminarli.

Con la conservazione sostitutiva potrai archiviare a norma di legge i tuoi documenti elettronici, non dovrai più conservare il formato cartaceo originale perché i documenti archiviati acquisteranno valore legale.

Finalmente non sarai più costretto a mantenere archivi cartacei (per legge ogni documento dovrebbe essere conservato per 10 anni), è quindi possibile risparmiare fin da subito con uno strumento semplice e immediato integrato in Profalia Doc, il nostro sistema di gestione documentale.

Tramite un apposito modulo, Profalia Doc consente la conservazione sostitutiva e la gestione documentale a norma di legge, con funzionalità complete per la gestione della firma digitale e la marca temporale.

Doc Fly in partnership con Aruba, tramite Profalia Doc possiamo garantire la Conservazione Sostitutiva dei documenti nel pieno rispetto delle normative vigenti, partendo da un originale cartaceo. In tal caso, il nostro sistema consente di gestire la conservazione sostitutiva anche in outsourcing.

I file sono archiviati sui sistemi di Aruba che, in qualità di Responsabile della Conservazione, ne garantisce la piena integrità, leggibilità e  accessibilità per tutto il tempo previsto dalla normativa di riferimento.

La firma digitale del Responsabile della Conservazione e la marca temporale conferiscono ai documenti pieno valore legale.

I documenti conservati con Profalia Doc sono sempre disponibili e la loro esibizione è opponibile a terzi.

Grazie all’impiego dei servizi Profalia Doc i documenti sono facilmente ricercabili, accessibili e consultabili. La soluzione migliore per l’archiviazione.

 

Vantaggi della conservazione sostitutiva

Valore Legale

Profalia Conservazione Sostitutiva è conforme alle disposizioni normative contenute all’interno del D.P.C.M. del 3/12/2013 ed agli standard tecnici da questo richiamati garantendo i requisiti di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti.

Sicurezza

In fase di conservazione, i controlli automatici di qualità, il monitoraggio delle fasi, nonché i requisiti di autenticità ed integrità dei documenti, garantiscono massima sicurezza durante il processo impedendo la perdita o alterazione non autorizzata dei dati.

Dematerializzazione degli archivi

Il passaggio dall’archiviazione cartacea alla conservazione digitale, nei limiti e per i casi stabiliti dalla normativa di riferimento, oltre ad apportare evidenti benefici in termini di riduzione dello spazio e del tempo necessario, diminuisce anche il rischio di errori dovuti alla gestione manuale dei documenti, a smarrimenti o errori di catalogazione.

Miglioramento dei flussi documentali

La gestione multicanale dei sistemi di versamento, la velocità di esecuzione, il monitoraggio delle varie fasi, i processi automatici che consentono l’indicizzazione univoca ed il controllo di qualità su documenti e fascicoli, permettono una gestione più accurata dei materiali garantendo massima precisione ed organizzazione nella conservazione e successiva ricerca.

Ottimizzazione delle risorse

Non occorreranno più grandi spazi e forniture d’ufficio e consentirà al personale incaricato dell’archiviazione manuale di risparmiare tempo da dedicare ad attività core del business.

Accessibilità ai documenti

I metadati associati ai file archiviati rappresenteranno delle chiavi di indicizzazione che faciliteranno la ricerca di documenti specifici. Sarà possibile ottenere molteplici copie digitali dei documenti, senza dimenticare il fatto che questi saranno accessibili 24 ore su 24 e 365 giorni all’anno. Basterà semplicemente disporre di una connessione alla rete.